Kordenar Tour, Kongre-Seminer-Sempozyum gibi organizasyonların bir“ Gelişme ve Geliştirme” aşaması ve temelinin interaktif Beşeri ilişkiler olduğunun farkındadır. Bu yüzden Kordenar Tour, Kongre Yönetim Departmanı, Ulusal ve Uluslararası kongrelerin tüm Organizasyon aşamalarını titizlikle planlar ve yönetir. İyi bir Organizasyonun müşterilerimizin kendi uzmanlık alanlarındaki faaliyetlerine konsantre olmasını sağlayacağının farkındadır. Müşterilerimizin kendilerini geliştirmesi için öncelikle kendisini geliştirmiş bir firmayla çalışacağını bilir. Her organizasyonun yeni trendleri ve teknolojileri göstermek için bir vitrini olduğunu unutmaz.
ORGANİZASYON YÖNETİCİSİNİN TAŞIMASI GEREKEN ÖZELLİKLER:
* TAKIM ÇALIŞMASI
* TAKIM YÖNETİMİ
* PLANLAMA
* PLANLI VE SİSTEMLİ ÇALIŞMA
* ZAMAN YÖNETİMİ
* BÜTÇELEME
* PAZARLAMA-SATIŞ
* RAPORLAMA
* EMPATİ İLE ÇALIŞMA
* KURUMSAL BÜTÜNLÜK İÇERİSİNDE ÇALIŞMA
* SPONSORLUK ÇALIŞMALARI PLANLAMA VE YÖNETME
* KONGRE KAYIT SİSTEMİ
* KONGRE VE SEMİNER SATIŞI
* TRANSFER ORGANİZASYONU
* YURT İÇİ VE YURT DIŞI SEYAHAT ORGANİZASYONU
* BASILI MATERYALLERİN HAZIRLANMA AŞAMALARI
* BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER ÇALIŞMALARI
* TOPLANTI SALON DETAYLARI
* SAHNE VE STAND DÜZENLEME
* BRANDİNG TASARIM TAKİBİ
* HOST-HOSTES ORGANİZASYONLARI
* TEKLİF HAZIRLAMA VE SUNMA
KURUL TOPLANTILARI: Danışma Kurulu'nun Belirlenmesi ve Görevi Yürütme Kurulu'nun Belirlenmesi ve Görevi Bilimsel Kurul'un Belirlenmesi ve Görevi Danışma Kurulu Toplantılarının tarihleri ve yerleri Yürütme Kurulu Toplantıları'nın tarihleri ve yerleri Kurullara toplu gönderim yapılabilecek e-mail adreslerinin açılması Kurullara sistemli olarak etkinliğin seyri ile ilgili olarak rapor gönderilmesi.
BASILI MATERYALLER: Matbaalardan teklif alınacak Tasarımcı teklifleri alınacak. Etkinliğin önceki tasarımları incelenecek 1.Duyuru,program duyurusu basılacak. Bütçe yeterli ise etkinliğin bir dahaki yıl ki tek sayfalık duyurusu çağrı niteliğinde basılacak. Bildirileriler toplanacak ve düzenlenerek ilgili kurula hakemlik için teslim edilecek. Bildiriler Kitabı basılacak. Yaka kartı ve sertifikaların tasarımlarının yapılması. Yaka kartı ipi ve kılıfı için tekliflerin alınması Afiş ve Pankartların yapılması Yemek fişi tasarımlarının yapılması. Çay-kahve fişi tasarımlarının yapılması Antetli kağıt ve zarf Basımı Davetiye Tasarımı Billboard Tasarımı.
VERİ TABANI VE POSTA: Etkinliğin veri tabanının güncel ve yeterli olması değilse temin edilmesi PTT ve Dağıtım şirketlerinden teklif alma Katılımcı Kitlenin Belirlenmesi Konuşmacıların Belirlenmesi ve gerekli davetlerin yapılması Yerinde Kayıt Formu Oluşturma Yeni katılımcıların veri tabanına dahil edilmesi Katılımcıların listelenmesi.
SPONSORLUKLAR: Etkinliğin Bütçesine göre sponsorluk kalemlerinin oluşturulması Etkinliğin alanına göre sponsorluk ihtimali olan firmaların listesinin çıkarılması Sponsorluk İhtimal Listesinden randevuların alınarak sponsorluk için görüşmeye gidilmesi Sponsor olan firmayla sözleşme yapılması Sponsor firma ödemelerinin belirlenmesi, muhasebeye ödemeleri ile ilgili detaylı bilgi verilmesi. Sponsorluk sözleşmelerinin nüshaları (3 nüsha olacak) 1 - Orijinal nüsha sözleşme dosyasında, 2 - Bir nüsha muhasebede, 3 - Bir nüshada etkinliğin proje yöneticisinde bulunacaktır.
KATILIM - BASIN - TANITIM: Etkinliğe katılım için veri tabanı üzerinden telemarket yapılması Etkinliğin duyurularının ilgili kesime ulaşıp ulaşmadığından emin olunacak. Genel ve sektör basınına basın bülteninin gönderilmesi. Gerekli dergilere etkinlik tanıtım yazılarının ve reklamlarının verilmesi. Basında etkinlikle ilgili çıkan yazıların arşivlenmesi.
MUHASEBE:
* Etkinlik için uygun banka hesaplarının verilmesi ya da açılması.
* Etkinlik için yatan paraların muhasebeden günlük bilgilerinin alınması.
* Etkinlik öncesi katılımcıların faturalarının kesilmesi ve etkinlik sırasında dağıtılması.
* Sponsorluk sözleşmelerinin muhasebeye verilmesi.
* Sponsor firmanın ödeme için yetkili kişilerinin bilgilerinin muhasebeye verilmesi.
KOKTEYLLER VE ZİYAFETLER:
* Kokteyl fiyatlarının alınması.
* Kokteyl menülerinin belirlenmesi.
* Coffee-break ve öğle yemeklerinin menü ve saatlerinin etkinlik mekanına bildirilmesi.
* Kokteyl ve ziyafet sponsorlarının döküman ve bayraklarının temin edilmesi.
* Müzik gruplarından fiyat toplanması.
* Ses sistemi için görüşülmesi.
KONAKLAMA VE UÇAK BİLETİ:
* Konaklamalar için bölgenin belirlenmesi.
* Konaklama için en az 3 otelden teklif alınması.
* Uçak biletlerinin organize edilmesi.
* Yabancı konuklarla detaylar konusunda yazışmaların yapılması.
TRANSFERLER:
* Etkinlik için ulaşım fiyatlarının alınması.
* Etkinliğe gidilecek minibüsün kiralanması.
* Transfer şirketlerinden fiyat alınması.
* Etkinliğin gerçekleştiği yerde bir transfer şirketiyle anlaşılması.
* Transfer listelerinin oluşturulması.
* Konuşmacı ve katılımcıların etkinlik öncesi ulaşım detaylarının alınması.
TEKNİK EKİPMAN:
* Etkinlikte kullanılacak bilgisayarların elden geçirilmesi.
* Printerların bilgisayara yüklenmesi.
* Etkinlikte kullanılacak siznevizyon, perde, tepegöz gibi cihazların özelliklerinin belirlenmesi.
* Cihazlar için fiyat teklifi alınması.
* Sunum yapacak katılımcıların kullanacakları cihazların önceden öğrenilmesi.
* Simultane çeviri varsa teklif alınması.
* Dekor varsa detayı ve fiyatlanması.
* Salon ses sistemleri için gerekenlerin belirlenmesi.
* İnternet bağlantısı.
* Fotoğraf çekimi için fotoğrafçıya bilgi verilmesi.
HOSTES
* Etkinlik katılımcı sayısına göre hostes sayısının belirlenmesi.
* Dil Bilgisi ve cinsiyete göre hostes belirlenmesi.
* Hostes ücretinin belirlenmesi.
* Hostes organizasyonunun yapılması. (Kim, nerede, ne zaman çalışacak?)
* Hosteslere etkinlik bilgisinin ve senaryosunun verilmesi.
* Her hostesin etkinlikteki sorumluluklarını içeren bir dosya hazırlanması.
* Hostes kıyafetlerinin ve fularlarının etkinliğe göre belirlenmesi ve yaptırılması.
KAYIT:
* Kayıt masasının oluşturulması.
* Kayıtta görevli hosteslerin görevlerinin belirlenmesi. (2 kişi yaka kartı sorumlusu, 2 kişi çanta ve materyal sorumlusu, 1 kişi de yeni kayıt sorumlusu)
* Yaka kartları soyadına göre olacak.
* Kayıtta seminer solosunun yer alması.
* Kayda yerinde veri tabanı sistemi oturtulacak, yeni kayıtlar direkt bilgisayara girecek.
* Basına ayrı kayıt yapılacak.
* Kayıt masasında basın bülteni hazır olacak.
* Kayıtta kurulan bilgisayara etkinliğin tüm basılı materyalleri yüklenecek.
AÇILIŞ:
* Açılış konuşmasının kimin yapacağı belirlenecek.
* Açılış konuşması metni önceden yazılacak.
* Sunucu belirlenecek, konuşma metni hazırlanacak.
* Açılışa gelen vip konukların isimleri etkinliğin yapıldığı mekana önceden bildirilecek.
* Açılışa gelen basın ve televizyonların isimleri kaydedilecek.
* İstiklal Marşı çalınması ayarlanacak.
* Açılış Müziği varsa ayarlanacak.
* Salon içine çiçek ve süsleme varsa ayarlanacak.
RESMİ YAZIŞMALAR:
* Valilikten ve belediyeden resmi izin yazıları alınacak.
* Bildiri kabul yazısı.
* Bildiri red yazısı.
* Etkinliğe Çağrı Yazısı.
* Konuşmacı Davet Yazısı.
* Sponsorluk yazıları.
PROMOSYON VE INSERTLER:
* Çantacılardan model ve fiyat teklifleri alınacak.
* Firmalardan insertler etkinlikten en az bir hafta önce temin edilecek.
* Bloknot ve kalem için sponsorluk bulunacak yoksa fiyat toplanacak.
* Rozet, kupa, şapka.
MALZEME ÇANTASI:
Kırtasiye malzemelerinin hazırlanması ve dönüşte eksiksiz olarak sekreteryaya teslim edilmesi.
ETKİNLİKTEN BİR HAFTA ÖNCE:
* Program duyurularının herkesin eline ulaşmış olması.
* Davetli konuşmacılarının gelmesiyle ilgili son teyitlerin alınması.
* Etkinlik çantasının yapılmış olması.
* Yaka kartlarının dökülüp soyadına göre hazır olması.
* Sertifikaların dökülüp programa göre yerleştirilmesi.
* Masaüstü isimliklerinin hazır olması.
* Pankartların sipariş verilip, teslim alınması.
* Çanta içine girecek insertlerin hazırlanıp teslim alınması.
* Çiçek için siparişlerin verilmesi.
* Sponsorlarla tekrar görüşüp son taleplerini değerlendirme.
* Hosteslerin tekrar aranıp teyitlerinin alınması, etkinlik detayları için ön toplantı yapılması.
* Teknik ekiplerle tekrar görüşülüp, cihazların gelecekleri yer ve saatlerin bildirilmesi.
* Müzisyenlerle tekrar görüşülmesi, gelecekleri saatlerin bildirilmesi.
* Muhasebe ile toplanacak paralarla ilgili görüşmek ve faturaların kesimi.
* Basın Bülteninin hazırlanıp ilgili yerlere mail atılması.
ETKİNLİK İÇİN İHTİYAÇ DUYULAN MAL VE HİZMET LİSTESİ:
Satın Alınacak Mal veya Hizmet Adet/Kişi /m2 Gün Birim Bedeli
* Teknik Ekipman Listesi
* Ses Sistemi
* Ses Kaydı (Floor+Tüm Diller)
* Delege Mikrofonu
* Telsiz Mikrofon
* Yaka Mikrofonu
* Teknisyen (Ses ve Görüntü)
* Plazmalı Kürsü
* Kürsü için LCD Monitör
* Kürsü Mikrofonu
* Masa İsimlikleri
* Headtable
* Headtable için LCD Monitör
* Teknik Masa için Laptop
* Projeksiyon
* Perde
* Özel Tasarım Sahne Arka Fon
* Podyum ve Halı Kaplaması
* Çiçeklendirme/Dekorasyon
* Kamera/Kameraman
* Fotoğrafçı
* Navigatör/Lazer Pointer
* Simultane Sistem
* Simultane Kabin
* Simultane Kulaklık
* Tercüman (Eng-Tr)
KAYIT MASASI:
Adet/Kişi/ m2 Gün Birim Bedeli
* Tasarım
* Özel Tasarım Kayıt Masası
* Kayıt Masası Arka Fon
* Laptop
* Yazıcı
* Kayıt Masası Host/Hostes
İNTERNET SİTESİ:
Adet/Kişi/ m2 Gün Birim Bedeli
* Etkinlik İnternet Sitesi
* Online Kayıt Alınması
* Site üzerinden bildirilerin Toplanması
BASILI MALZEMELER:
Adet/Kişi/ m2 Gün Birim Bedeli
* Yaka Kartı/Kılıf/İp
* Kongre Merkezi Girişi Hoşgeldiniz Banneri (2X5 m.)
* Özel Tasarım Yönlendirme
* Katılım Sertifikası
* Teşekkür Sertifikası
* Etkinlik Program Broşürü
* Davetiye
* Davetiye Posta Dağıtım
* Davetiye LCV
* Plaket
* Çanta
* Bildiriler Kitabının Hazırlanması
* Bildiriler CD’si
ÇAY/KAHVE/İKRAM:
Adet/Kişi/m2 Gün Birim Bedeli
* Çay/Kahve
* Öğle Yemeği
* Kokteyl
* Gala Yemeği
KONUK AĞIRLAMA:
Adet/Kişi/m2 Gün Birim Bedeli
* Uçak Bileti / Yurtdışı Konuklar
* Konaklama / Yurtdışı Konuklar
* Uçak Bileti / Yurtiçi Konuklar
* Konaklama / Yurtiçi Konuklar
* Transfer (Havalimanı ve turlar için)
* Boğaz Turu veya bulunan yere göre tur organizasyonu
DESTEK PERSONELİ:
Adet/Kişi/m2 Gün Birim Bedeli
* Genel Sorumlu
* Kayıt Sorumlusu
Fikir Oluşturma: Bireylerin ortak bir konu üzerinde çalışmalarını, düşünmelerini ve öğrenmelerini sağlayan uygulamalı bilimsel öğretim tekniği.[Çalıştay; daha çok yüksek düzeyli bilişsel süreçlerin kullanıldığı akademik bilgi aktarım uygulamalarında tercih edilen, uzmanlık alanlarına dönük bir uygulamadır. Çalıştay, bilim adamlarının ve uzmanların; bir konuda ön hazırlık yapmak üzere inceleme ve değerlendirme amaçlı toplantılarında kullanılan temel tekniktir. Ayrıca bu çalışma toplantılarına da çalıştay adı verilir.
TANITIM REKLAM HALKLA İLİŞKİLER:
Günümüzde sosyal medya, tanıtım ve halkla ilişkilerde önemli rol taşımaktadır. Yine de birebir görüşme (LCV ve Çağrı Merkezi) etkili yöntemdir. Etkinlikler ile ilgili olarak ilgili sektör dergilerine, gazetelere, billboardlara ve bütçesine uygun olarak Televizyonlara reklamlar verilebilir.
MEETİNGS-İNCENTİVES-CONGRESS-EVENT
M.I.C.E. Hizmetlerimiz:
Tam ismi Meeting, Incentive, Congress, Exhibitions olan, toplantılar, teşvik gezileri, kongreler ve sergiler anlamına gelen MICE, bütün bu sayılan faaliyetleri yapan firmaları tanımlamak için kullanılmaktadır. Bu anlamı ile MICE, bütün dünyada hızla gelişen organizasyon faaliyetleridir.
MEETİNG-TOPLANTI:
* Taleplerinize göre sunum ve dosya hazırlama.
* Planlama ve bütçelendirme.
* Otel, etkinlik alanı planlama ve yönetimi.
* Uçak bileti rezervasyon ve biletleme hizmeti.
* Prodüksiyon çalışmaları ve profesyonel sunum desteği.
* Görsel ve baskılı materyal için kreatif dizaynlar.
* Baskılı promosyon ürün uygulamaları.
* Ses & ışık, görüntü sistemleri yönetimi.
* Simultane sistem ve tercümanlık hizmetleri.
* Profesyonel sekretarya ve asistanlık hizmetleri.
* Host & hostes ve rehberlik hizmetleri.
* Karşılama, ulaşım, transfer hizmetleri ve yönetimi.
* VIP hizmetler.
İNCENTİVE-TEŞVİK:
* Markanıza özel konsept oluşturma ve kreatif çalışmalar.
* Kayıt / asistanlık, LCV hizmetleri ve yönetimi.
* Yurtiçi / yurtdışı otel rezervasyonu.
* Toplantı konsepti geliştirme ve sunumu.
* Görsel baskılı materyal dizayn ve uygulaması.
* Ses & ışık-görüntü sistemleri yönetimi.
* Gala, lansman, kokteyl ve açılış organizasyonları.
* Sanatçı, konuşmacı, sunucu, show grupları koordinasyonu.
* Dekor, sahne, stant tasarım üretim ve uygulamaları.
* Destinasyona özel motivasyon amaçlı, teknik veya kültürel geziler.
* Sosyal aktiviteler. (indoor-outdoor takım oyunları, sosyal sorumluluk projeleri.)
* İç ve dış mekan pyroteknik hizmetleri. (havaifişek, su perdesi v.b.)
* Catering hizmetleri.
* Host & hostes ve rehberlik hizmetleri.
* Karşılama, ulaşım, transfer hizmetleri ve yönetimi.
* VIP hizmetler.
CONGRESS-KONGRE:
* Ulusal, Uluslararası çalıştay ve sempozyum organizasyonları.
* Kongre planlama ve bütçelendirme hizmetleri.
* Konaklama hizmetleri.
* Sponsorluk dosyasının hazırlanması.
* Kongre web sayfası tasarım ve uygulaması.
* Kongre broşürü hazırlanması.
* Kongre afişi tasarımı, uygulama ve dağıtımı.
* Kongre PR hizmetleri.
* Kongre kayıtlarının alınması ve raporlanması.
* Kongre merkezi ve salon hizmetleri.
* Stand tasarım ve uygulaması.
* Host & hostes hizmetleri.
* Sekretarya hizmetleri.
* Ses & ışık-görüntü sistemleri yönetimi.
* Simultane ve tercümanlık hizmetleri.
* Karşılama, ulaşım, transfer hizmetleri ve yönetimi.
* Kongre özet kitapçığı ve program kitapçığı hazırlanması.
* VIP hizmetler.
* Fuar planlama ve bütçelendirme hizmetleri.
* Fuar web sitesi tasarım ve uygulaması.
* Fuar PR hizmetleri.
* Fuar alanı planlaması.
* Fuar kataloğu tasarım ve uygulama.
* Ulaşım ve konaklama hizmetleri.
* İç ve dış mekan reklam tasarım ve uygulaması.
* Fuar malzemeleri temini, stant tasarım ve uygulaması.
* Panel, toplantı hizmetleri.
* Host, hostes ve manken hizmetleri.
* Gösteri, müzik ve animasyon hizmetleri.
* Catering hizmetleri.
* Güvenlik ve temizlik hizmetleri.
* Otopark ve vale hizmetleri.
* Acil sağlık hizmetleri.
* VIP hizmetleri.
RAPORLAMA:
Şeffaflığa ve işbirliğimize verdiğimiz önem, prensiplerimiz ve güvene dayalı çalışma şeklimizden yola çıkarak oluşturulan raporlama ile kurumunuzun hesaplarına ve seyahat raporlarına kolayca ulaşabileceksiniz.
Size kalan bu kıymetli zamanı bir kahveyle değerlendirmek isteyebilirsiniz.
* Uçak bilet listeleri.
* En çok seyahat edilen yerler raporu.
* Uçuş sınıfı raporu.
* Kim nerede raporu.
* Cari hesap dökümü.
* Fatura raporları.
“Kalite asla bir tesadüf değil, daima akılcı bir gayretin sonucudur.”
TEMEL YETKİNLİKLERİMİZ:
* Takım olmak, etkin iletişim kurmak, Yaratıcı ve yenilikçi olmak, planlı ve organize çalışmak.
* Genel yönetim ve sekreterya.
* Kurs seminer organizasyonları.
* Üyelik takibi.
* Finans&Bütçe yönetimi.
* Web Hizmetleri
ŞİRKET TOPLANTILARI VE ÖZEL ETKİNLİKLER DEPARTMANI:
* Ürün lansman toplantıları
* Eğitim ve dönem sonu toplantıları
* Bayi toplantıları
* Kurumsal açılış organizasyonları ..
IT&GRAFİK-TASARIM DEPARTMANI:
* Kongre ve toplantılara özel logo ve görsel çalışmalar.
* Basılı malzemelerin tasarımı ve basımı.
* Online bildiri modülü yazılımı.
* Elektronik poster modülü yazılımı.
* Kongre kayıt ve konaklama modülü yazılımı.
* Kurum içi web sitesi sunucuları ve ihtiyaca göre esnek yazılım seçenekleri.
BİLET DEPARTMANI:
* Her proje için IATA sertifikalı bilet personeli.
OTEL DEPARTMANI:
* Projelerin otellerini, sözleşmelerini ve ödemelerinin takibi.
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER DEPARTMANI:
* Basın toplantıları ve bültenlerinin düzenlenmesi.
* Tanıtım amaçlı kullanılan basılı materyal/malzemelerin hazırlanması.
